กลยุทธ์การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

ในแต่ละวัน มีการประชุมทางธุรกิจเกิดขึ้นประมาณ 11 ล้านครั้งในสหรัฐอเมริกา นั่นเท่ากับการประชุม 220 ล้านครั้งต่อเดือน หรือมากกว่าหนึ่งพันล้านครั้งในแต่ละปี แต่พวกมันมีอะไรที่เหมือนกันบ้าง? นอกจากจะเปิดโอกาสให้คนตั้งแต่สองคนขึ้นไปได้พูดคุยกันแล้ว ก็แทบไม่มีอะไรเลย

การประชุมมีหลากหลายประเภท ตั้งแต่การพูดคุยอัปเดตงานในทีมและการพูดคุยแบบตัวต่อตัว ไปจนถึงการระดมความคิดและเซสชันการแก้ปัญหา การแบ่งการประชุมออกเป็นหนึ่งในสี่หมวดหมู่นี้จะมีประโยชน์มาก:

• การตัดสินใจ

• การแบ่งปันข้อมูล

• การสร้างสรรค์ไอเดีย

• การสร้างความสัมพันธ์ในทีม

การกำหนดประเภทของการประชุมสามารถช่วยให้เราเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมเหล่านั้น และสร้างกลยุทธ์ที่ปรับให้เหมาะสมยิ่งขึ้นเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ

ทำไมคุณถึงต้องการกลยุทธ์การประชุมทางธุรกิจ?

ธุรกิจที่ไม่มีการวางแผนการประชุมต้องเผชิญกับปัญหามากมาย Doodle บริการกำหนดเวลาออนไลน์พบว่าการประชุมที่วางแผนได้ไม่ดีทำให้บริษัทในสหรัฐฯ สูญเสียเงินมากกว่า 3.39 แสนล้านดอลลาร์ต่อปี และนั่นเป็นเพียงยอดภูเขาน้ำแข็งเท่านั้น

เพื่อใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

จากการสำรวจของเครือโรงแรม Crowne Plaza พนักงานในสหราชอาณาจักร ฝรั่งเศส และเยอรมนี ใช้เวลาในการประชุม 187 ชั่วโมงต่อปี นั่นเป็นเวลาที่เยอะมาก แต่สิ่งที่แย่ที่สุดคือพนักงานเชื่อว่า 56% ของการประชุมเหล่านั้นไม่ได้สร้างความแตกต่างให้กับวันทำงานของพวกเขาเลย โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานมืออาชีพจากประเทศที่ทำแบบสำรวจสูญเสียเวลาไปเกือบ 13 วันต่อปีในการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นเวลาที่ผู้คนสามารถนำไปใช้ทำสิ่งอื่นได้

การประชุมที่ล่าช้าก็ทำให้เสียเวลาเช่นกัน ความล่าช้าโดยเฉลี่ยต่อเซสชันจาก 19 ประเทศคือ 10 นาที 40 วินาที นั่นเท่ากับสูญเสียเวลาไป 3 วัน 2 ชั่วโมงในแต่ละปี และตัวเลขนี้จะเพิ่มขึ้นสำหรับพนักงานที่มีประสบการณ์มากกว่า โดยผู้บริหารระดับสูงสูญเสียเวลาไปถึง 5 วัน 19 ชั่วโมงต่อปีจากการประชุมที่ล่าช้า

เพื่อทำให้การประชุมในออฟฟิศมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากปราศจากกลยุทธ์ การประชุมก็อาจกลายเป็นการประชุมที่ไม่มีจุดหมาย การศึกษาชิ้นหนึ่งพบว่า 38% ของคนทำงานมืออาชีพกล่าวว่าการจัดการที่ไม่ดีทำให้ขาดโฟกัสในโครงการ สมาชิกในทีมต้องรู้หน้าที่ของตนเองทั้งก่อนและหลังการประชุม วาระการประชุมที่เขียนขึ้นอย่างรอบคอบจะช่วยให้ทุกคนมีสมาธิในระหว่างการประชุมและทำหน้าที่ของตนเองต่อหลังจากนั้น

หากผู้จัดเชิญคนเข้าร่วมการประชุมมากเกินไป จำนวนคนที่มากเกินไปอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน ผลวิจัยจาก Doodle พบว่า 31% ของพนักงานเชื่อว่าผู้เข้าร่วมที่ไม่เกี่ยวข้องทำให้การดำเนินงานล่าช้า การลดจำนวนคนลงสามารถช่วยประหยัดเวลาและเร่งความคืบหน้าของงานได้

เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

เมื่อคุณจัดการประชุมไม่ถูกต้อง ผู้คนก็อาจเกิดความสับสน คำถามเช่น 'ทำไมฉันถึงได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมนี้' หรือ 'ฉันต้องเตรียมอะไรบางอย่างไหม' สามารถเกิดขึ้นได้ หากคุณไม่สามารถให้คำตอบได้ ผู้คนก็จะนำคำถามที่ไม่มีคำตอบเหล่านั้นเข้าสู่การประชุม ซึ่งทำให้เสียเวลาอันมีค่า ความเข้าใจผิดหลังการประชุมยิ่งมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า หากผู้คนไม่ชัดเจนเกี่ยวกับหน้าที่ของตนเองหลังจากที่ทีมได้พูดคุยกันแล้ว งานต่างๆ ก็อาจตกหล่นได้

เพื่อลดความขัดแย้ง

ผู้คนมักจะไม่ค่อยมีสมาธิในระหว่างการประชุมที่จัดการได้ไม่ดี ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดพฤติกรรมที่น่าหงุดหงิด รายงานฉบับหนึ่งพบว่าการรับสายโทรศัพท์หรือส่งข้อความส่งผลให้น่าหงุดหงิดที่สุดในการประชุม กว่าครึ่ง (55%) ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าการใช้โทรศัพท์ทำให้พวกเขารำคาญ และพนักงานเพียงแค่ 1 ใน 5 (21%) กล่าวว่าคนที่ไม่ยอมมีส่วนร่วมในการอภิปรายก็ส่งผลแบบเดียวกัน

เพื่อรักษาขวัญกำลังใจให้สูงอยู่เสมอ

การเชิญผู้คนเข้าร่วมการประชุมโดยไม่จำเป็นอาจทำให้พวกเขารู้สึกหงุดหงิด หากผู้นำมอบหมายงานให้กับทีมแต่ไม่ให้เวลาเพียงพอในการทำงานให้เสร็จ พนักงานก็อาจหมดความเชื่อมั่นในตัวผู้จัดการของตน หากไม่มีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนหรือไม่มีการมอบหมายหน้าที่รับผิดชอบที่ชัดเจน ผู้คนอาจรู้สึกว่าความคิดของตนถูกมองข้าม หรือคิดว่าธุรกิจเพิกเฉยต่อทักษะของตนในขณะที่มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่ไม่เหมาะสมแทน

กลยุทธ์การประชุมที่ดีที่สุดสำหรับทีมแบบไฮบริดหรือทีมหน้างานคืออะไร?

นี่คือช่วงเวลาแห่งการเปลี่ยนแปลง ในขณะที่หลายคนทำงานจากระยะไกล บางคนกำลังทยอยกลับเข้าสู่ออฟฟิศ คุณจะรวม พนักงานหน้างาน เหล่านั้นในร้านค้า คลังสินค้า หรือในสายการผลิตได้อย่างไร?

เป็นหน้าที่ของผู้จัดการในการค้นหาแนวทางที่ดีที่สุดในการดึงทีมมาร่วมประชุมด้วยกัน การวิดีโอคอลเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบสำหรับพนักงานที่ทำงานในพื้นที่ พนักงานระยะไกล และพนักงานหน้างานในการพูดคุยกัน แต่การใช้งานให้คุ้มค่าที่สุดนั้นจำเป็นต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ร่วมด้วย

เผื่อเวลาไว้สำหรับความสนุกสนาน

อาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับเพื่อนร่วมงานในทีมไฮบริดที่จะเข้าสังคม เนื่องจากมีโอกาสน้อยลงที่จะได้บังเอิญเจอเพื่อนในที่ทำงาน ผู้คนจึงกระตือรือร้นที่จะหาทางใหม่ๆ ในการพูดคุยและอัปเดตชีวิตกัน การสำรวจในสหราชอาณาจักรพบว่า 49% ของพนักงานออฟฟิศที่เริ่มทำงานจากที่บ้าน คิดถึงมิตรภาพที่พวกเขาได้รับจากการทำงาน เพื่อรักษาขวัญกำลังใจให้สูงอยู่เสมอ นายจ้างจำเป็นต้องทำให้การเข้าสังคมนั้นอยู่ในรูปแบบเสมือนจริง การล็อกเวลาในปฏิทินสำหรับการพูดคุยและสังสรรค์จะช่วยฟื้นฟูมิตรภาพและกระตุ้นขวัญกำลังใจได้

จับคู่วิดีโอคอลกับการจองห้องประชุม

หากเพื่อนร่วมงานที่ออฟฟิศและพนักงานระยะไกลจำเป็นต้องประชุมกัน ถือเป็นแนวคิดที่ดีที่จะให้สมาชิกในทีมรวมตัวกันในห้องเดียวกันให้ได้มากที่สุด (หากมาตรการเว้นระยะห่างทางสังคมเอื้ออำนวย) ศาสตราจารย์ Steven Rogelberg จากมหาวิทยาลัย North Carolina กล่าวว่า “แม้ว่าเทคโนโลยีจะทำให้การประชุมจากระยะไกลง่ายขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งนั่นเป็นสิ่งที่ดี แต่ก็มีพลังพิเศษบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการที่บุคคลมาพบปะพูดคุยกันแบบต่อหน้า”

ทีมที่เว้นระยะห่างทางสังคมสามารถเข้าร่วมการโทรกับเพื่อนร่วมงานระยะไกลได้ แต่ควรเตรียมตัวที่จะผ่อนปรนให้กับเรื่องเทคโนโลยี การศึกษาของเยอรมนีชิ้นหนึ่งพบว่าการตอบสนองผ่านวิดีโอที่ล่าช้าไป 1.2 วินาที ก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้ผู้คนรู้สึกว่าผู้อื่นดูเป็นมิตรหรือมีสมาธิน้อยลง ทีมที่ทำงานในออฟฟิศควรพยายามย้ำหรือสรุปประเด็นที่พูดคุยในห้องประชุมซ้ำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการเว้นระยะห่างทางสังคมทำให้บางคนอยู่ห่างจากไมโครโฟนมากกว่าปกติ

เริ่มต้นด้วยคำถามจากทีมระยะไกล

การเปิดโอกาสให้ถามคำถามเป็นส่วนสำคัญของการแบ่งปันข้อมูล ไม่ว่าผู้ดำเนินรายการประชุมจะอยู่ที่ออฟฟิศหรือเข้าร่วมผ่านทางไกล พวกเขาควรเชิญแขกที่ร่วมผ่านระบบเสมือนจริงมาถามคำถามและแสดงความคิดเห็นก่อน โดยปกติแล้วทีมที่อยู่ในห้องเดียวกันจะพูดคุยและเริ่มบทสนทนาได้ง่ายกว่า การส่งเสริมให้สมาชิกในทีมร่วมแสดงความคิดเห็นจากระยะไกลจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีความคิดเห็นของใครที่ถูกเพิกเฉย

ให้กำลังใจอย่างต่อเนื่อง

พนักงานระยะไกลมีแนวโน้มที่จะทำงานเกินหน้าที่ของตนเอง การศึกษาชิ้นหนึ่งพบว่า พนักงานระยะไกล 53% ทำงานมากกว่า 40 ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์เพื่อสนับสนุนทีมของตน ในขณะที่มีพนักงานที่ทำงานในออฟฟิศเพียง 45% เท่านั้นที่ทำเช่นเดียวกัน ผู้จัดการควรพยายามชื่นชมพนักงานระยะไกลเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขารู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า

สถิติแสดงให้เห็นว่าผู้ที่ทำงานนอกออฟฟิศทำงานหลายชั่วโมงมากกว่าเพราะพวกเขามีความสุขในที่ทำงาน พนักงานระยะไกลราว 40% ยอมทำงานล่วงเวลาเพราะพวกเขาสนุกกับสิ่งที่ทำ ในขณะที่มีพนักงานออฟฟิศเพียง 17% เท่านั้นที่รู้สึกแบบเดียวกัน ผู้จัดการที่ดีที่สุดจะรับรู้ถึงความพยายามของทีมไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด แต่จะใช้เวลาเพิ่มขึ้นในการแสดงความชื่นชมต่อความพยายามของทีมที่ทำงานระยะไกล

คุณวางแผนและดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร?

การวางแผนการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นต้องใส่ใจในรายละเอียด ตั้งแต่การลดจำนวนคนลงไปจนถึงการกําหนดเวลาที่ถูกต้อง และนี่คือเคล็ดลับโปรดของเราบางส่วน

พิจารณาเรื่องการยกเลิกการประชุม

ก่อนที่จะเชิญเพื่อนร่วมงานมาร่วมประชุมในตารางงานที่แสนยุ่งวุ่นวาย คุณควรถามตัวเองเสมอว่าคุณจำเป็นต้องมีการประชุมนั้นหรือไม่ คุณสามารถทำงานนั้นให้เสร็จด้วยวิธีอื่นได้ไหม? หากเอกสารที่แชร์ร่วมกันหรือการส่งข้อความกลุ่มสามารถช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์แบบเดียวกัน ก็ควรเลือกใช้วิธีเหล่านั้น คนทำงานมืออาชีพบางคนเชื่อในพลังของ 'การต่อต้านการประชุม' (Anti-meetings) เช่น การยืนคุยกันสั้นๆ เพื่อป้องกันไม่ให้บทสนทนาน่าเบื่อ หรือใช้ซอฟต์แวร์ทางเลือกเพื่อช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของงานโดยไม่ทำให้เพื่อนร่วมงานต้องเสียเวลา

เริ่มต้นด้วยวาระการประชุมที่ชัดเจน

การประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีการเตรียมวาระการประชุมไว้ล่วงหน้าอย่างดี การวิจัยแสดงให้เห็นว่าพนักงานมืออาชีพส่วนใหญ่เชื่อว่านี่คือกุญแจสำคัญสู่การประชุมที่ประสบความสำเร็จ คุณควรโพสต์รายการประเด็นที่จะครอบคลุมในกลุ่มโครงการล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้เสนอคำแนะนำ พนักงานที่มีประสิทธิภาพที่สุดอาจตัดสินใจไม่เข้าร่วมการประชุมได้ด้วยตนเองหากพวกเขาไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม ลำดับความสำคัญและกำหนดวัตถุประสงค์ของคุณก่อนที่จะประเมินเวลาในการพูดคุยในแต่ละประเด็น ตัดสินใจว่าใครควรเป็นผู้นำในแต่ละหัวข้อและกำหนดเวลาในการมอบหมายงาน

รักษาจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมให้เหมาะสม

ทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมของคุณควรมีข้อมูลหรือข้อคิดเห็นที่มีคุณค่ามาเสนอ ผู้เชี่ยวชาญบางคนเชื่อใน 'กฎ 2/3' นั่นคือแนวคิดที่ว่าทุกคนในการอภิปรายจะมีส่วนร่วมในวาระการประชุมสองหรือสามรายการ เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องนั่งว่างๆ พนักงานออฟฟิศมากกว่า 2 ใน 3 (71%) สูญเสียเวลาในแต่ละสัปดาห์เนื่องจากการประชุมที่ไม่จำเป็นหรือการประชุมที่ถูกยกเลิก Atlassian พบว่า ตารางการทำงานที่ยุ่งวุ่นวายโดยไม่จำเป็นส่งผลเสียต่อพนักงาน 45% ของคนทำงานยอมรับว่าพวกเขารู้สึกเหนื่อยล้าจากจำนวนการประชุมที่พวกเขาต้องเข้าร่วม ก่อนที่คุณจะเชิญแขกเข้าร่วมการประชุมครั้งต่อไป ลองถามตัวเองดูว่าคุณจะบรรลุผลลัพธ์แบบเดียวกันโดยใช้จำนวนคนน้อยลงได้หรือไม่

หาเวลาที่เหมาะสม

การประชุมแบบไฮบริดต้องการการวางแผนล่วงหน้า คุณควรกำหนดเวลาไว้ล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมระยะไกลจะสะดวกเข้าร่วม อย่าลืมว่า พนักงานอาจโทรเข้ามาจากโซนเวลาที่แตกต่างกัน บางคนเชื่อว่าการเริ่มประชุมช้ากว่ากำหนด 15 นาทีจะมีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมที่เพิ่งเสร็จสิ้นจากการประชุมอื่นมีเวลาปรับตัว และเวลาเริ่มต้นที่แปลกไปนี้สามารถช่วยส่งสัญญาณว่าผู้เข้าร่วมควรใช้เวลาทุกนาทีของเซสชันอย่างคุ้มค่า

นอกจากนี้ ควรคิดถึงความยาวของการประชุมด้วย ระหว่างปี ค.ศ. 2000 ถึง 2014 ความยาวเฉลี่ยของการประชุมเพิ่มขึ้นระหว่าง 8% ถึง 10% ในแต่ละปี การดำเนินการต่างๆ ให้รวดเร็วจะช่วยคืนเวลาให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณ และช่วยกระตุ้นให้ทุกคนในการประชุมยังคงมีสมาธิจดจ่ออยู่เสมอ

ทุกคนรู้หรือไม่ว่าใครอยู่ในที่ประชุมบ้าง?

สิ่งสำคัญคือพนักงานระยะไกลจะไม่ถูกมองข้าม ใช้วาระการประชุมของคุณเพื่อให้ทุกคนทราบล่วงหน้าว่าใครจะเข้าร่วมการประชุมบ้าง หลีกเลี่ยงการแนะนำตัวที่ยืดเยื้อ แต่ต้องแน่ใจว่าทุกคนที่ควรอยู่ในการอภิปรายนั้นอยู่ที่นั่น คุณอาจต้องย้ำหรือสรุปบางสิ่งที่บางคนพูดในออฟฟิศตลอดการประชุมของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากมาตรการเว้นระยะห่างทางสังคมสามารถทำให้สมาชิกในทีมอยู่ห่างจากไมโครโฟนและห่างจากกันและกันมากขึ้น

เปิดไมโครโฟนไว้

สมาชิกในทีมอาจกังวลที่จะแบ่งปันไอเดียในขณะที่ปิดไมโครโฟนอยู่ หากคุณได้รวบรวมแขกคนสำคัญที่จำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมแล้ว พวกเขาควรจะรู้สึกมีอิสระในการเข้าร่วมการอภิปราย การเปิดไมโครโฟนไว้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนในการประชุมจะมีส่วนร่วมมากขึ้น จากการศึกษาชิ้นหนึ่งพบว่า 91% ของคนทำงานเหม่อลอยในระหว่างเซสชันการประชุม ขณะที่ 73% แอบไปทำงานอื่นด้วยซ้ำ

สร้างแผนปฏิบัติการ

การมอบหมายงานหรือวัตถุประสงค์ให้กับแต่ละรายการในวาระการประชุมของคุณจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการเขียนสิ่งเหล่านี้ลงบนกระดาษล่วงหน้า ทุกคนที่เข้าร่วมจะรับรู้ว่าผู้จัดประชุมคาดหวังอะไรจากพวกเขา อุทิศเวลา 10 นาทีหรือบางส่วนของการประชุมทุกครั้งเพื่อมอบหมายงานให้กับพนักงานระยะไกลหรือพนักงานที่ทำงานในออฟฟิศ ผู้จัดการยังสามารถจัดสรรงานโดยใช้เครื่องมือการจัดการออนไลน์ในระหว่างการประชุมเพื่อให้ทุกคนได้เห็นร่วมกัน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเชื่อมต่อกับพนักงานและพนักงานหน้างาน ดาวน์โหลด Deskless Not Voiceless 2020 เพื่อรับชมภาพรวมทั้งหมดจากรายงานการวิจัยเชิงลึกเกี่ยวกับพนักงานหน้างานของเราที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 9,000 คนใน 8 ประเทศทั่วโลก หรือเยี่ยมชม GoPomelo Next Normal 2021 Hub ของเราสำหรับข้อมูลเชิงลึกและกิจกรรมเพิ่มเติม!